Как общаться с коллегами: правила онлайн-этикета

Правил этикета следует соблюдать не только во время живого общения, но даже при переписке в мессенджерах или социальных сетях. Онлайн этикет – это правила рабочей коммуникации и неформального общения с коллегами.

Если в вашем коллективе нет таких норм, то нужно придерживаться базовых принципов. Издание Happy Monday опубликовало правила, которые создадут комфортную атмосферу онлайн.

Приложения и платформы, которые используют для общения, отличаются временем, которое вы даете другому человеку на ответ. Например, почта предполагает, что у человека есть 1-2 дня, чтобы ответить. Обычно по почте посылают объемные файлы и на их обработку требуется некоторое время.

Видео дня

В мессенджерах люди должны отвечать в тот день, когда получили уведомления.

Звонки и голосовые сообщения – это самый быстрый способ получить ответ, но пользоваться этим нужно только тогда, когда вопрос действительно срочный. В начале разговора нужно обязательно извиниться за неудобства и спросить, есть ли у человека время, чтобы ответить на вопросы.

Видеозвонки – это удобный способ общения, но иногда они отнимают много времени и мешают выполнять рабочие задания. Если вопрос можно решить через переписку, то лучше воспользоваться этим.

Если у вас встреча или конференция в видео формате, где присутствует несколько человек, обязательно нужно включать камеру. Потому что, когда камера включена только у одного человека, это ставит его в неудобное положение. Внешний вид также играет немаловажную роль. Лицо должно быть хорошо видно на камере, а освещение в комнате должно не затенять вас.

Обсуждать вопросы в команде нужно по принципу "перевернутой пирамиды". То есть сначала разговаривайте о том, что касается всех участников, а затем постепенно их отпускайте.

Человек, который присылает вам приглашение на видеовстречу, должен первым заходить в чат и тогда "впускать" других участников. А по завершении обсуждения необходимо дать команде несколько минут, чтобы со всеми попрощаться.

Общение в чатах

Если у вас есть вопросы к конкретному человеку в общем рабочем чате, то не нужно писать это в туда. Лучше в отдельном диалоге спросите, что хотели. Потому что такое поведение может раздражать других участников, и чат будет использоваться не по назначению.

Также необходимо делать отдельные чаты для разных тем, а не использовать один диалог, чтобы решить все вопросы. Это мешает найти подходящую информацию или документ.

Если вам необходимо спросить что-либо, то обращайтесь к конкретному человеку. Вопрос ни к кому означает, что ответа вам никто не даст. Лучше пишите человеку в личные сообщения, но если нужно, чтобы другие коллеги были в курсе, пишите в общий чат.

Также часто бывают ситуации, когда ошибочно посылают сообщения не тому человеку или не в тот чат. Просто удалить сообщение нельзя, лучше извиниться за ошибку и все объяснить.

Неформальное онлайн-общение

В коллективе важно развивать неформальные отношения. И чтобы этого добиться, нужно соблюдать несколько правил.

Не бойтесь знакомиться и разговаривать с коллегами во время разных мероприятий, чтобы наладить отношения. Заранее просмотрите социальные сети человека, чтобы узнать, как завязать разговор. Но помните, что нельзя говорить о деньгах, здоровье, религии, сексе и политике. Также не стоит поднимать трудные темы, чтобы не создать напряжение в атмосфере.

Будьте частью коллектива, но в меру. Если человек никогда не приобщается к неформальной коммуникации, его не будут воспринимать как часть коллектива. Люди часто путают коллектив с семьей, но нужно выстроить такие отношения, чтобы легче было выполнять работу, а не создавать негативное отношение к себе.

Не забывайте держать дистанцию и соблюдать субординацию. Не стоит фокусироваться на том, чтобы производить хорошее впечатление. С одной стороны, неформальные отношения помогают, а с другой – вашим дружеским отношением могут и злоупотреблять. Коллеге вы можете отказать, а другу – нет. Поэтому следует выдерживать деловую дистанцию.

Ранее OBOZREVATEL публиковал правила этикета, которые помогут правильно держать дистанцию во время разговора.

Подписывайтесь на каналы OBOZREVATEL в Telegram и Viber, чтобы быть в курсе последних событий.