Телефонний етикет: коли доречно дзвонити чи писати, а коли варто надіслати "голосове"

З розвитком технологій змінюються і правила етикету. Норми спілкування по телефону на останнє десятиліття зазнали суттєвих змін, що іноді призводить до непорозумінь і розгубленості.

Відео дня

Експерти дали поради, що допоможуть краще орієнтуватися у сучасних тенденціях та правильно вести ділові переговори по телефону чи відеозв’язку. Чому варто попередньо написати повідомлення перед дзвінком та які існують норми для відеодзвінків, розповіло видання Washington Post.

Чи актуальна ще голосова пошта

Голосова пошта — це артефакт тих днів, що передували текстовим повідомленням. Якщо у вас є інформація, яку потрібно повідомити точно й своєчасно, краще оформити її в письмовій формі у вигляді текстового повідомлення або електронної пошти. Нині мало хто користується голосовою поштою. Більшість телефонів транскрибують голосову пошту, тож, швидше за все, люди навіть не слухають, що ви сказали, а читають автоматично розшифровану (можливо, неправильну) текстову версію.

Текст перед дзвінком

Згідно з правилами етикету, можна заздалегідь надіслати повідомлення, щоб запитати, чи може співрозмовник зараз відповісти на дзвінок. Можна також обрати оптимальний час для спілкування, коли людина буде вільна. Дзвінок без попередження може бути для декого стресом.

Формулювання та контекст є ключовими для цих текстів перед викликом. Просте повідомлення "зателефонуйте мені" може здатися терміновим і змусить подумати, що виникла надзвичайна ситуація. Якщо мова йде про конкретну тему, згадайте в тексті, про що ви хотіли б поговорити, щоб співрозмовник міг підготуватися.

Правило відповіді на дзвінок

Якщо хтось дзвонить вам раптово, не означає, що ви повинні підняти трубку. Якщо ви перебуваєте в ресторані, користуєтеся туалетом або на зустрічі, вимкніть звук дзвінка та перетелефонуйте у зручний час.

Ліззі Пост, експертrf з етикету та співпрезидентка Emily Post Institute, радить налаштувати на смартфоні автоматичну текстову відповідь, якщо ви не можете відповісти на дзвінок.

Емоції та факти

Оберіть спосіб передачі інформації, що буде оптимальним для конкретної ситуації. Суперечки, емоційні питання, уточнення нюансів краще вирішувати по телефону. Так ви почуєте інтонацію та зможете краще зрозуміти співрозмовника. Узгодити якісь плани можна по смс.

Якщо хтось не відповідає на дзвінок

Якщо хтось не відповідає на ваш дзвінок, не намагайтеся негайно телефонувати ще раз. Трохи зачекайте, людина побачить пропущений і дасть про себе знати. Якщо це екстрена ситуація, чітко вкажіть це відразу в текстовому повідомленні.

Правила відеодзвінків

Відеодзвінки в Google Meet, FaceTime, Zoom або Skype вимагають концентрації. Піднесіть телефон так, щоб ваше обличчя заповнювало весь екран, а не лише лоб і ніс, і залишайтеся на місці, доки розмова не закінчиться. Коли люди, особливо діти, рухаються під час відеодзвінка, це може дезорієнтувати людину на іншому кінці.

Громадські місця

Не користуйтеся гучним зв'язком у громадських місцях – це моветон. Незалежно від того, чи це звичайний дзвінок, відеодзвінок чи виклик через смарт-годинник, використовуйте навушники або перенесіть розмову на потім. Навушники вирішують лише половину проблеми, оскільки люди все одно чутимуть ваші репліки. Якщо ви перебуваєте в людному місці, наприклад в офісі чи магазині, пам’ятайте про особистий простір інших людей. Не підвищуйте голос, не кричіть, не ведіть себе надто кмоційно.

Відеодзвінки в публічних місцях також є делікатною темою. Навколо вас є незнайомці, які, можливо, не дуже хочуть потрапляти у камеру, але не мають вибору.

Раніше OBOZREVATEL розповідав, чому телефон не можна класти на обідній стіл.

Підписуйтесь на канали OBOZREVATEL в Telegram і Viber, щоб бути в курсі останніх подій.