Чи можна відправляти смайлики колегам: етикет ділового листування

В епоху онлайн-спілкування сформувалися основні правила етикету щодо ділової переписки. Важливо знати хоча б базові нюанси комунікації в соцмережах та месенджерах з колегами, керівництвом чи потенційними клієнтами.

Відео дня

OBOZREVATEL розбирався, чи доцільно ставити смайлики у діловій переписці та чи варто надсилати голосові повідомлення малознайомим людям. Ці поради допоможуть навчитися правильно оформлювати бізнес-повідомлення.

Робочий час

У діловій переписці діє основне правило: робочі повідомлення слід надсилати у робочий час. Дзвінки та повідомлення у позаробочі години є вишим ступенем порушення бізнес-етикету. Така поведінка може навіть відвернути від вас потенційних клієнтів. Не ставте співрозмовника у незручне становище та намагайтеся вирішувати професійні питання у визначені години (звісно, якщо не трапився якийсь форс-мажор).

Одне питання – одне повідомлення

Навчіться чітко та коротко формулювати свою думку. Три правила постановки ділових питань можна вмістити у три слова: конкретність, лаконічність, послідовність. Спробуйте дотримуватися принципу: одне повідомлення – одне питання. Так співрозмовнику буде легше сприймати інформацію та давати чіткі відповіді.

Правило привітання

Привітання – один з основних елементів бізнес-етикету. У першому повідомлення представтеся та викладіть суть питання. Звертайтеся до співрозмовника на ім’я, але не порушуйте особистих кордонів, уникайте зменшувально-пестливих форм.

Чи можна надсилати голосові повідомлення

Не зловживайте форматом аудіо- та відеоповідомлень у діловій переписці. Голосові меседжі зручні лише для відправника. Отримувач може не сприйняти такий спосіб комунікації, адже не завжди є можливість знайти тихе місце чи гарнітуру, щоб прослухати повідомлення. Часто голосові меседжі сприймаються як вияв неповаги. Тож фахівці радять лишити аудіо- та відеоповідомлення для чатів з друзями.

Багато коротких повідомлень

"Доброго дня", "Побачив вашу рекламу", "Цікавлять ваші послуги", "А скільки вони коштують і чи є якісь знижки?" – такого стилю написання слід уникати у діловій переписці. Не дробіть повідомлення. Напишіть один повноцінний конкретний меседж. Одержувачу буде не надто приємно отримувати звукові повідомлення кожні 3-5 секунд.

Орфографія, граматика, пунктуація

Перевірте повідомлення перед відправкою. У діловому листуванні вас оцінюють лише та текстом. Помилки можуть розцінити як вияв неповаги. Якщо сумніваєтеся у правильності написання – витратьте кілька хвилин та перевірте правопис у спеціальних онлайн-сервісах. Репутація у діловій переписці має важливе значення. Не використовуйте сленг.

Смайли та Caps Lock

Caps Lock традиційно сприймається як підвищений тон або крик. А емодзі виглядають надто несерйозно, кажуть фахівці з ділового етикету.

Цифри

Якщо вам потрібно відправити чийсь контакт або номер карти – напишіть повідомлення цифрами. Не треба відправляти скріншот/фото візитки/фото банківської карти тощо. Це некоректно та забере багато часу у одержувача: дані потрібно буде ввести та перевірити.

Правила оформлення

Не забувайте про відступи та знаки пунктуації. Ваш текст має бути читабельним. Кожну окрему думку слід писати з нового абзацу.

Раніше OBOZREVATEL розповідав, як правильно відповідати на телефонний дзвінок.

Підписуйтесь на канали OBOZREVATEL в Telegram і Viber, щоб бути в курсі останніх подій.