Чи обов‘язково відповідати на всі повідомлення: правила ділового етикету

Правила етикету завжди пристосовуються до вимог часу та зазвичай не є чітко регламентованими – за винятком хіба дипломатичного етикету. З розвитком сучасних технологій з’явився новий умовний розділ – діловий телефонний етикет.

Відео дня

Ці правила варіюються залежно від корпоративних вимог компанії та конкретної ситуації. Психологиня та експертка з етикету Ольга Сердюк розповіла, чи обов’язково відповідати на всі повідомлення у діловому чаті та в які години краще не писати щодо робочих питань.

Як звертатися до співрозмовника при діловій переписці

Переписку варто починати з шанобливого звертання на ім’я (якщо ви його знаєте). Надсилаючи повідомлення вперше, обов’язково представтеся.

Потім коротко, але чітко і зрозуміло, викладіть суть питання.

Слідкуйте за дотриманням логічності, структури та лаконічності, перевіряйте текст на помилки. Середньостатистичні повідомлення мають містити:

• привітання;
• 5-7 речень щодо справи (обмеження доволі умовне, головне – написати чітко та по суті);
• подяку за співпрацю;
• побажання гарного дня;
• прощання з підписом та контактною інформацією (за необхідності).

Чи обов‘язково відповідати на всі повідомлення

У діловому спілкуванні відповідь має бути залежно від виду листа. На прохання, звернення, пропозиції, запити та вимоги відповідати потрібно обов’язково.

За словами фахівчині з етикету, на офіційні листи краще надавати відповіді у перші дві години після отримання повідомлення.

Якщо ситуація чи питання так швидко вирішитися не може, просто проінформуйте, що наразі немає змоги вирішити питання, воно потребує детального вивчення. Після цього слід зазначити, коли та в який термін потрібно звернутися повторно.

Якщо повідомлення довго лишається без відповіді, ініціатор спілкування може нагадати про себе і надіслати повторне повідомлення або зателефонувати.

Правила телефонного етикету                     

1. Дзвонити потрібно орієнтовно у робочий час – з 9.00 до 19.00 +/- 1 година.
2. Не можна турбувати людину щодо робочих питань у вихідні та святкові дні.
3. Середня тривалість виклику – 5-7 гудків.
4. Якщо вам не відповіли і не перетелефонували, то написати повідомлення чи повторити дзвінок можна через орієнтовно 2 години.
5. Починайте телефонну розмову з вітання, представлення та уточнення, чи зручно співрозмовнику зараз говорити. Після цього слід викласти суть питання, подякувати і попрощатися.
6. У випадку форс-мажорної ситуації потрібно вибачитися, що завдали співрозмовнику незручності чи потурбували його у неробочий час.

Раніше OBOZREVATEL розповідав, як поводитися на діловій вечері.

Підписуйтесь на канали OBOZREVATEL в Telegram і Viber, щоб бути в курсі останніх подій.