Обязательно ли отвечать на все сообщения: правила делового этикета

Правила этикета всегда приспосабливаются к требованиям времени и обычно не являются четко регламентированными – за исключением дипломатического этикета. С развитием современных технологий появился новый условный раздел – деловой телефонный этикет.

Эти правила варьируются в зависимости от корпоративных требований компании и конкретной ситуации. Психолог и эксперт по этикету Ольга Сердюк рассказала, обязательно ли отвечать на все сообщения в деловом чате и в какие часы лучше не писать по рабочим вопросам.

Как обращаться к собеседнику при деловой переписке

Переписку следует начинать с уважительного обращения по имени (если вы его знаете). Отправляя сообщение впервые, обязательно представьтесь.

Затем кратко, но четко и понятно, изложите суть вопроса.

Следите за соблюдением логичности, структуры и лаконичности, проверяйте текст на ошибки. Среднестатистические сообщения должны содержать:

• приветствие;
• 5-7 предложений по делу (ограничение достаточно условное, главное – написать четко и по существу);
• благодарность за сотрудничество;
• пожелания хорошего дня;
• прощание с подписью и контактной информацией (при необходимости).

Обязательно ли отвечать на все сообщения

В деловом общении ответ должен быть в зависимости от вида письма. На просьбы, обращения, предложения, запросы и требования отвечать нужно обязательно.

По словам специалиста по этикету, на официальные письма лучше давать ответы в первые два часа после получения уведомления.

Если ситуация или вопрос так быстро решиться не может, просто проинформируйте, что пока нет возможности решить вопрос, он требует детального изучения. После этого следует отметить, когда и в какой срок следует обратиться повторно.

Если сообщение долго остается без ответа, инициатор общения может напомнить о себе и отправить повторное сообщение или позвонить по телефону.

Правила телефонного этикета

1. Звонить нужно ориентировочно в рабочее время – с 9.00 до 19.00 +/- 1 час.
2. Нельзя беспокоить человека по рабочим вопросам в выходные и праздничные дни.
3. Средняя продолжительность вызова – 5-7 гудков.
4. Если вам не ответили и не перезвонили по телефону, то написать сообщение или повторить звонок можно через ориентировочно 2 часа.
5. Начинайте телефонный разговор с приветствия, представления и уточнения, удобно ли собеседнику сейчас говорить. После этого следует изложить суть вопроса, поблагодарить и попрощаться.
6. В случае форс-мажорной ситуации нужно извиниться, что причинили собеседнику неудобства или побеспокоили его в нерабочее время.

Ранее OBOZREVATEL рассказывал, как вести себя на деловом ужине.

Подписывайтесь на каналы OBOZREVATEL в Telegram и Viber, чтобы быть в курсе последних событий.