Можно ли отправлять смайлики коллегам: этикет деловой переписки
В эпоху онлайн-общения сформировались основные правила этикета по деловой переписке. Важно знать хотя бы базовые моменты коммуникации в соцсетях и мессенджерах с коллегами, руководством или потенциальными клиентами.
OBOZREVATEL разбирался, целесообразно ли ставить смайлики в деловой переписке и стоит ли присылать голосовые сообщения малознакомым людям. Эти советы помогут научиться правильно оформлять бизнес-сообщения.
Рабочее время
В деловой переписке действует основное правило: рабочие сообщения следует отправлять в рабочее время. Звонки и сообщения в нерабочие часы являются высшей степенью нарушения бизнес-этикета. Такое поведение может даже отвадить от вас потенциальных клиентов. Не ставьте собеседника в неудобное положение и старайтесь решать профессиональные вопросы в определенные часы (конечно, если не случился какой-нибудь форс-мажор).
Один вопрос – одно сообщение
Научитесь четко и кратко формулировать свое мнение. Три правила постановки деловых вопросов можно вместить в три слова: конкретность, лаконичность, последовательность. Попытайтесь придерживаться принципа: одно сообщение – один вопрос. Так, собеседнику будет легче воспринимать информацию и давать четкие ответы.
Правило приветствия
Приветствие – один из основных элементов бизнес-этикета. В первом сообщении представьтесь и изложите суть вопроса. Обращайтесь к собеседнику по имени, но не нарушайте личные границы, избегайте уменьшительно-ласкательных форм.
Можно ли отправлять голосовые сообщения
Не злоупотребляйте форматом аудио- и видеосообщений в деловой переписке. Голосовые месседжи удобны только для отправителя. Получатель может не воспринять такой способ коммуникации, ведь не всегда есть возможность найти тихое место или гарнитуру, чтобы прослушать сообщение. Часто голосовые месседжи воспринимаются как проявление неуважения. Специалисты советуют оставить аудио- и видеосообщения для чатов с друзьями.
Много коротких сообщений
"Здравствуйте", "Увидел вашу рекламу", "Заинтересовали ваши услуги", "А сколько они стоят и есть ли какие-то скидки?" – такого стиля написания следует избегать в деловой переписке. Не дробите сообщение. Напишите один полноценный конкретный месседж. Получателю будет не слишком приятно получать звуковые сообщения каждые 3-5 секунд.
Орфография, грамматика, пунктуация
Проверьте сообщение перед отправкой. В деловой переписке вас оценивают только текстом. Ошибки могут быть расценены как проявление неуважения. Если вы сомневаетесь в правильности написания – потратьте несколько минут и проверьте правописание в специальных онлайн-сервисах. Репутация в деловой переписке имеет немаловажное значение. Не используйте сленг.
Смайлики и Caps Lock
Caps Lock традиционно воспринимается как повышенный тон или крик. А смайлы выглядят слишком несерьезно, говорят специалисты по деловому этикету.
Цифры
Если вам нужно отправить чей-то контакт или номер карты – напишите сообщение цифрами. Не нужно отправлять скриншот/фото визитки/фото банковской карты. Это некорректно и займет у получателя много времени: данные нужно будет ввести и проверить.
Правила оформления
Не забывайте про отступления и знаки препинания. Ваш текст должен быть читабельным. Каждую новую мысль следует писать с нового абзаца.
Ранее OBOZREVATEL рассказывал, как правильно отвечать на телефонный звонок.
Подписывайтесь на каналы OBOZREVATEL в Telegram и Viber, чтобы быть в курсе последних событий.